Günümüzün gittikçe dijitalleşen dünyasında oldukça önemli bir konuma sahip olan internet, hayatımızın neredeyse her alanında kullanılabilecek dijital yöntemlerin ortaya çıkmasına ve gelişmesine vesile olmaktadır. İş dünyası söz konusu olduğunda; Mikro ihracat ile e-ticaret gibi pek çok alanın ortaya çıkmasını sağlayan internetin, hayatımıza getirdiği bir başka yenilik de sanal ofis kavramıdır.
Özellikle küresel çaptaki pandemi zamanında tanınırlığı artan ve şirketlere bağlı çalışanlar ile şirket sahiplerinin uzaktan çalışmasına imkan veren bir dijital çalışma yöntemi olan sanal ofisler, beraberlerinde getirdikleri pek çok avantaj sayesinde pandemi sonrası dünyamızda bile popülerliğini korumaya devam etmiştir.
Getirdiği faydalar sayesinde genellikle KOBİ kapsamında olan işletmeler (şahıs şirketleri gibi) tarafından yararlanılan bir hizmet olan sanal ofisler hakkında, gerek bu hizmetten yararlanmayı düşünenler ve gerek ise de hizmetin kendisini merak edenlerin kafasında pek çok soru işareti mevcuttur.
Siz okuyucularımız için ayrıntılı bir şekilde araştırarak kaleme almış olduğumuz bu araştırma yazımızda, kafanızdaki soru işaretlerini bir nebze olsun giderebilmek ve sizi sanal ofis hizmeti hakkında bilmeniz gereken konular hakkında bilgilendirmek istiyoruz.
Sanal Ofis Nedir?
Öncelikle, sanal ofislerin ne olduğundan ve nasıl işlediklerinden bahsetmemiz gerekmektedir. Bu soruya kısaca cevap vermemiz gerekirse; sanal ofislerin, işletmelere geleneksel bir ofise sahip olmadan herhangi bir hizmet sağlayabilmelerine imkan veren esnek çalışma endüstrisinin bir parçası olduğunu söylemek mümkündür.
Mevcut yasalar çerçevesinde bir şirketin kurulabilmesi ve faaliyet gösterebilmesi için adres gösterimi zorunlu olmasından ötürü ilk önceleri Kuzey Amerika’da ortaya çıkan bu model, söz konusu şirketlerin bir adresi kiralaması ve bu adresi kendi iş adresi olarak göstermelerine imkan tanımıştır.
Peki; daha çok KOBİ’ler ve evden çalışmayı tercih eden girişimciler gibi fiziksel bir ofise ihtiyaçları olmayan işletmeler tarafından tercih edilmekte olan sanal ofis hizmetinden nasıl yararlanılabilir?
Sanal Ofis Hizmetinden Nasıl Yararlanılabilir?
Mevcut yasalar çerçevesinde bir şirketin kurulabilmesi ve faaliyet gösterebilmesi için adres gösterimi zorunlu olduğundan bahsetmiştik. Bu çerçevede sanal ofis hizmetinden yararlanmayı düşünen işletmelerin, bu konu üzerine uzman ofis kiralama şirketlerine başvuru yapması gerekmektedir.
Bu noktadan sonra ofis kiralama şirketleri; başvuruyu yapan işletmelere, kendileri için en uygununu seçebilecekleri birkaç hizmet paketi sağlamaktadır.
Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?
Günümüzün gittikçe dijitalleşen dünyasında işletmeler için oldukça önemli bir araç olan sanal ofislerin, yanlarında getirdikleri pek çok avantaj bulunmaktadır.
Söz konusu avantajlardan en önemlisi, işletmeler için esneklik ve maliyet açısından önemli bir tasarruf sağlaması olsa gerek. Ne de olsa sanal ofisler sayesinde; geleneksel ofislere kıyasla, su ve elektrik ya da ofis malzemeleri gibi çeşitli gider kalemlerini artık ödemenize gerek kalmamaktadır.
Sanal ofislerin sağladığı bir başka önemli avantaj da, işletmelerin bu hizmetten yararlanmasına imkan veren uzman ofis kiralama şirketleri tarafından söz konusu işletmelere sağlanmakta olan operasyonel destektir.
Genellikle herhangi bir ek ücret istenmeden sağlanan bu destek kapsamında; işletmelerin telefonlarına cevap verilir ve işletmelere aktarımı, misafir karşılama posta ve kargo yönetimi gibi ofis hizmetleri sağlanır.
Bu da; destek hizmetinden yararlanmakta olan işletmelerdeki personelin, hem uzaktan çalışabilmelerine hem de işletmelerin müşterileri ile dijital olarak etkileşime girmelerine imkan tanımaktadır.
Son olarak; sanal ofislerin sağladığı bir avantaj da, bu hizmetten yararlanmayı düşünen işletmelerin yasal adres yoklamasını dert etmemeleri gerektiğidir. Ne de olsa; sanal ofis hizmeti sağlayan şirketler, bu kapsamda gereken evrakları işletmelerden talep edecek ve süreç esnasında söz konusu işletmelere destek sağlayacaktır.